「コピー機が渋滞する」問題を解消する、簡単な設定のヒント
「コピー機が渋滞する」という状況は、実は多くのオフィスで起こる小さなストレスの原因となっています。この問題を解消するためには、複合機の使い方を少し工夫するだけで、スムーズな運用が可能になります。
最も簡単なヒントは、「出力設定の確認」を習慣にすることです。多くの場合、渋滞の原因は、大人数が同時にカラーや高画質設定で大量の印刷をかけてしまうことにあります。社内確認用の資料やメモなど、カラーでなくても問題ない書類は、意識的に「モノクロ」を選択するのがおすすめです。モノクロに切り替えるだけで、印刷速度が上がり、機械の処理負担も軽減されます。
次に有効なのが、「スキャン機能の活用」です。紙の書類を他の人に共有したいとき、人数分のコピーを取る代わりに、一度スキャンしてPDF化し、そのデータをメールやクラウドで共有すれば、用紙やインクの使用量も大幅に減らせます。
また、最新の複合機には、複数の印刷ジョブを効率的に処理する機能が搭載されていますが、大量印刷をするときは、他の人の邪魔にならないよう、「ピークタイムを避ける」配慮も大切です。
「コピー機が渋滞する」問題は、機械の能力だけでなく、私たち利用者のちょっとした意識と設定で大きく改善されます。OFFICE・OFFでは利用が集中する時期の台数追加レンタルも柔軟に対応しておりますので、お困りの際はお気軽にご相談ください！